Yritystoiminnan keskeisiä perusasioita on yrityksen toiminta-ajatuksen selkeyttäminen. Tällöin mietitään, ketkä ovat yrityksen asiakkaita, millaista palvelua he tarvitsevat ja millä tavalla oma yritys voi tätä palvelua tarjota. Mitä kireämpi kilpailutilanne on, sitä tarkemmin nämä asiat on syytä miettiä jo ennen yritystoiminnan aloittamista.

Osana toiminta-ajatuksen laatimista kannattaa johtamisen tueksi tehdä pitkän aikavälin suunnitelma eli strategia. Yritykset laativat pitkän aikavälin suunnitelmansa yleensä 3-5 vuodeksi. Suunnitelman laatimisprosessi sisältää yrityksen ja sen toimintaympäristön nykytilan arvioinnin, tavoitteiden asettamisen ja toimintasuunnitelman laatimisen tavoitteiden saavuttamiseksi. Suunnitelman toteuttamiseen liittyy myös saavutettujen tulosten systemaattinen seuranta.

Esimerkki/Toiminta-ajatus

Nykytilan analyysi

Nykytilan analyysi alkaa toimintaympäristön tilannekatsauksella. Millainen on kilpailutilanne? Onko toimialueella kilpailijoita lopettamassa tai onko uusia kenties tulossa markkinoille? Onko esimerkiksi metsänhoidon tukiin tiedossa muutoksia ja miten muutokset vaikuttavat juuri omien palvelutuotteiden kysyntään? Miten puun kysynnän arvioidaan muuttuvan?

Asiakastarkastelu – ketkä ovat tai voisivat olla yrityksen asiakkaita? Keskitytäänkö tuottamaan palveluita suoraan metsänomistajille vai toimitaanko suuremman toimijan alihankkijana. Entä osallistutaanko Metsähallituksen järjestämiin tarjouskilpailuihin? Miten erotumme asiakkaiden silmissä muista palveluntarjoajista ja varmistamme asiakassuhteen syntymisen ja jatkumisen?

Palvelutarkastelu – mitä palveluita pystymme tarjoamaan nykyisillä resursseilla? Millainen on eri palveluiden kustannustaso ja kannattavuus? Millainen eri palveluiden osuus on omassa toiminnassa ja miten kysynnän arvioidaan muuttuvan tulevaisuudessa? Millaisia investointeja kysynnän muutos edellyttää yritykseltä?

Nykytilan analyysin tulokset voidaan koota esimerkiksi nelikenttään:


Vahvuudet
  • Käytä hyväksi
Heikkoudet
  • Kehitä ja poista
Mahdollisuudet
  • Panosta näihin
Uhat
  • Varaudu näihin

Taulukon kaksi ylintä laatikkoa liittyvät omaan yritykseen; niihin listattuihin asioihin voimme vaikuttaa itse. Kaksi alinta laatikkoa liittyvät yrityksen toimintaympäristöön; niihin listattuihin asioihin emme voi itse vaikuttaa, mutta voimme omalla toiminnallamme varautua niiden toteutumiseen siten, että hyödynnämme mahdollisuudet ja varaudumme uhkiin.

Yrityksen toiminta-ajatusta ja pitkän aikavälin suunnitelmaa kannattaa pohtia muulloinkin, kuin suunnittelukauden vaihteessa. Sopiva pohdinnan paikka voi olla esimerkiksi tilikauden vaihtuessa, kun edellisen tilikauden taloudellinen tulos on laskettu. Silloin saavutettuja tuloksia voidaan peilata asetettuihin tavoitteisiin ja tarkastella, onko yrityksen oma toiminta vastannut suunniteltua tai miten toimintaympäristön muutokset on osattu ennakoida. Tarvittaessa suunnitelmaa on muutettava.

Strategian valinta

Kun nykytilan analyysi on tehty ja tulokset koottu nelikenttään, sen pohjalta luodaan strategia, eli suunnittelukauden mittainen toimintasuunnitelma. Toimintasuunnitelma on yksinkertaisuudessaan lista toimia, joilla nelikenttäanalyysissä tunnistettuja vahvuuksia käytetään hyväksi ja vahvistetaan edelleen, heikkouksia poistetaan, mahdollisuuksia hyödynnetään ja uhkiin varaudutaan.

Toimintasuunnitelmaa laadittaessa on mietittävä muutamia laajempia kysymyksiä. Ensinnäkin on pohdittava, onko yrityksen peruskilpailuvaltti 

  1. laaja palveluvalikoima yhdistettynä kustannustehokkaaseen toimintaan vai 
  2. kilpailijoista poikkeavat, laadukkaat palvelumallit kanta-asiakasetuineen vai kenties 
  3. keskittyminen vain tiettyihin palveluihin tai asiakkaisiin ja vahvan asiantuntija-aseman hankkiminen niissä.
Seuraavaksi mietitään, onko suunnittelukauden tavoitteena kasvu vai kannattavuus. Kannattavuus on näistä aina ensisijainen vaihtoehto, mutta siitä voidaan väliaikaisesti joustaa, jos yrityksen pitkän aikavälin tavoite edellyttää esimerkiksi kasvua uusille toimialoille tai –alueille.

Yritystoiminnan kannattavuuteen voidaan vaikuttaa esimerkiksi:

  • tehostamalla toimintaa,
  • luopumalla heikoimmin kannattavista palveluista
  • luopumalla heikoimmin kannattavista asiakkaista tai
  • tehostamalla myyntiä.

Toiminnan tehostaminen tarkoittaa parhaimmillaan keskittymistä olennaiseen. Tällöin puhutaan menetelmäkehityksestä. Menetelmäkehitys sisältää samat vaiheet kuin mikä tahansa kehitystyö:

Menetelmakehitys.

Jokainen yrityksen tuottama palvelu ja sen tuotantoprosessi analysoidaan ja mietitään, mikä toiminnassa tuottaa asiakkaalle sellaista arvoa, josta hän on valmis maksamaan ja kuinka paljon työajasta on sellaista, josta voitaisiin luopua ilman että palveluiden laatu kärsii lainkaan. Arvoa tuottavan toiminnan lisäksi jokaisella yrityksellä on toimintoja, joista asiakasta ei voida laskuttaa, mutta joita ilman laskutettavaa palveluakaan ei pystyttäisi toteuttamaan. Yleensä tällaisia tukitoimintoja ovat esimerkiksi hallinnolliset tehtävät, työvälineiden huolto ja korjaus yms. Varsinaisen tuottavan työn ja tukitoimintojen lisäksi kaikkeen toimintaan sisältyy enemmän tai vähemmän häiriöitä ja odottelua. Menetelmäkehityksessä pyritään tuottavan työn suhteellista osuutta kasvattamaan minimoimalla häiriöt ja pitämällä tukitoimintojen osuus mahdollisimman pienenä.

Esimerkki/Menetelmäkehitys


Heikoimmin kannattavien palvelutuotteiden tai asiakkaiden tunnistaminen ja niistä luopuminen ovat myös keinoja yrityksen kannattavuuden parantamiseksi. Tämä tosin edellyttää, että vapautuvat resurssit voidaan hyödyntää paremmin kannattavien palveluiden tuottamisessa ja asiakkaiden palvelussa.

Tuote- ja asiakaskannattavuuden laskeminen edellyttää yritykseltä hyvää talousseurantaa. Usein tietyn tuotteen tai asiakkaan aiheuttamat välittömät kustannukset ja tuotot on kohtuullisen yksinkertaista selvittää. Kaikkeen tuotantoon liittyy kuitenkin myös välillisiä kustannuksia, kuten mainontaa, tilitoimistopalveluja jne., joiden kohdistaminen tietylle palvelulle tai asiakkaalle voi olla vaikeaa.

Yrityksen kannattavuutta voidaan parantaa myös myyntiä tehostamalla. Myynnin tehostamisen kannattavuutta parantava vaikutus perustuu resurssien aiempaa tehokkaampaan hyödyntämiseen. Useimmat resurssit aiheuttavat yritykselle kuluja rippumatta siitä, käytetäänkö niitä vai ei. Tällöin puhutaan resurssien kiinteistä kustannuksista. Esimerkiksi taimien kuljettamiseen hankitun kevytperävaunun kiinteitä kustannuksia ovat vuotuiset vakuutusmaksut, perävaunun arvon alenemisesta johtuvat poistot ja perävaunun hankintaan käytetyn pääoman korkokulut. Mitä enemmän perävaunulla kuljetetaan taimia, sitä pienempi on kiinteiden kulujen osuus yhtä kuljetettua taimea kohden. Mitä suurempi resurssin kiinteiden kulujen osuus on sen kokonaiskuluista, sitä tärkeämpää on huolehtia, että resurssilla on riittävän korkea käyttöaste. Kustannuslaskentaa on kuvattu tarkemmin luvussa 6.

Esimerkki/Kiinteät kustannukset