Ohjauksen keinot ovat yleisiä vuorovaikutukseen liittyviä asioita. Ne sopivat hyvin erilaisiin ohjaustilanteisiin ja -keskusteluihin. Näitä keinoja ovat:
tukeminen:

  • keskustele ohjattavan kanssa työnteon onnistumisesta
  • rohkaise ohjattavaa puhumaan
  • huomioi milloin ohjattava tarvitsee huoliinsa tukea oppilaitoksesta

kuunteleminen ja kuuleminen:

  • keskity kuuntelemaan
  • kuule mitä ohjattava sanoo
  • kuule mitä hän yrittää sanoa

kysymysten esittäminen:

  • käytä avoimia kysymyksiä (mitä? miten? missä?),
  • vältä miksi-kysymyksiä

ohjattavan rytmin ja ilmaisutavan huomioiminen:

  • huomaa ohjattavan pitkästyminen tai liika kiiruhtaminen
  • auta itseilmaisussa

neuvominen:

  • esitä yleiset neuvot suosituksina
  • esitä työturvallisuusasiat tarkkoina ohjeina

tiivistäminen:

  • vedä asioita yhteen
  • tarkista yhteistä ymmärrystä

Tukeminen
Työpaikkaohjaajan antama tuki tarkoittaa, että hän varmistaa ohjattavalle mahdollisuuden tehdä monipuolisia työtehtäviä sekä keskustelee ohjattavan kanssa työnteon onnistumisesta: mikä sujuu? mikä työtehtävissä on vaikeaa? mikä vaatii vielä opettelua? Työpaikkaohjaajan kiinnostus ohjattavan oppimisesta on tärkeä tuki ohjattavalle.

Tukeminen tarkoittaa myös sitä, että ohjaaja tarvittaessa rohkaisee ohjattavaa puhumaan työssä eteen tulleista asioista. Vaikka ohjattava puhuisi niistä niukasti, tähän tulee suhtautua myötämielisesti. Ohjattavan kertomat kokemukset voivat olla ammattilaiselle tuttuja ja jokapäiväisiä, mutta ohjattavalle ne ovat ainutlaatuisia. Niistä käyty keskustelu ammattilaisen kanssa edistää ohjattavan oppimista.

Ohjattava saattaa ottaa keskustelussa esille jonkin häntä huolestuttavan asian (esim. opintojen keskeyttäminen, rahahuolet, kotihuolet). Tällaista huolta ei voi täysin ohittaa, vaikka sen käsittely ei työpaikkaohjaajan rooliin kuulukaan. Ohjattavaa tuetaan ohjaamalla hänet tarpeen mukaan oppilaitokseen henkilön luo, joka häntä pystyy auttamaan.

Kuunteleminen ja kuuleminen

Ohjauskeskustelussa työpaikkaohjaajan tehtävänä on kuunnella tarkkaan ohjattavan puhetta. Aktiivinen kuuntelu mahdollistuu, kun ohjaaja siirtää keskustelun ajaksi muut asiat pois mielestään. Kuunteleminen ei aina ole helppoa. Ohjattavan asian käsittelyä ei auta, jos kuuntelijalla on taipumus pikaisesti päästä sanomaan omat ajatuksensa asiasta tai jatkuvasti kommentoida kuulemaansa.

Kuuleminen tarkoittaa työpaikkaohjaajan kykyä olla keskittyneenä ohjaustilanteessa ja kuulla mitä ohjattava sanoo, mitä hän yrittää sanoa rivien välissä tai mitä hän jättää sanomatta ilman työpaikkaohjaajan kysymyksiä tai tukea.  Joskus ohjattava yrittää vihjaillen kertoa asiasta, jota työpaikkaohjaaja ei ehkä halua kuulla. Ohjattava saattaa esim. tuoda esiin huoltaan työtehtävissä pärjäämisestään. Työpaikkaohjaajan tulee tunnistaa ohjattavan puhe huolen ilmaisuksi. Jos työpaikkaohjaaja huomaa ohjattavan palaavan asiaan yhä uudelleen, kannattaa sitä pysähtyä käsittelemään. Työpaikkaohjaaja voi ilmaista havaintonsa esim. seuraavasti: ”Huomaan, että olet epäillyt pärjäämistäsi työtehtävissä? Mitkä asiat sinua siinä huolestuttavat?” Kun asia tulee käsiteltyä, se helpottaa ohjattavan siirtymistä eteenpäin.

Kysymysten esittäminen

Kysymyksillään työpaikkaohjaaja auttaa ohjattavaa tuomaan esille oman näkemyksensä käsiteltävästä asiasta. Kysymykset myös aktivoivat ja jäsentävät ohjattavan ajattelua. Tarkentavilla kysymyksillään ohjaaja myös varmistaa, että hänen käsityksensä ohjattavan toiminnasta perustuvat tietoon eikä hänen omiin olettamuksiinsa, tulkintoihinsa tai uskomuksiinsa. Tällöin työpaikkaohjaaja toimii myös eettisesti oikein.

Avoimet kysymykset aktivoivat ja jäsentävät ohjattavan ajattelua, joten niitä on hyvä käyttää. Kysymykset, joihin voi lyhyesti vastata pelkästään ”kyllä” tai ”ei” eivät edistä keskustelua.  Miksi-kysymystä kannattaa välttää, koska se asettaa ohjattavan helposti puolustuskannalle ja selitysten esittämiseen. ”Miksi toimit noin äskeisessä tilanteessa?” voidaan korvata kysymyksellä ”Mitkä seikat saivat sinut toimimaan noin äskeisessä tilanteessa?”

Esimerkkejä avoimista kysymyksistä eri tilanteissa:

Kun autetaan ohjattavaa erottamaan olennainen pienistä yksityiskohdista:

  • ”Mitä pidät tässä olennaisena asiana?”
  • ”Mikä tässä on mielestäsi kaikkein tärkeintä?”

Kun pyydetään ohjattavaa perustelemaan toimintaansa:

  • "Millä perusteilla/miten ratkaisit asian?”
  • ”Miten etenit äskeisessä työtehtävässäsi?”
  • ”Kuinka päädyit valitsemaan kyseisen toimintatavan?”

Kun autetaan ohjattavaa huomaamaan asioiden ja tapahtumien välisiä yhteyksiä:

  • "Kuinka nämä asiat sinun mielestä liittyvät toisiinsa?”
  • ”Kun etenet kertomallasi tavalla, mitä siitä saattaa seurata?”

Kun arvioidaan tilanteita:

  • ”Mistä kaikesta tässä saattaisi olla kysymys?”
  • ”Mitä muita asioita tässä tulisi huomioida?”
  • ”Mitä kannattaa tehdä ensimmäiseksi?”
  • ”Kuinka tästä mielestäsi kannattaa edetä?”

Ohjattavan rytmin ja ilmaisutavan huomioiminen

Ohjattavat ovat erilaisia rytmiltään ja ilmaisutavaltaan. Toiset tarvitsevat enemmän aikaa itsensä ilmaisuun ja toiminnan aloittamiseen, toiset taas puhuvat ja toimivat nopeammin. Jos työpaikkaohjaaja on ohjattavaa nopeampi rytmiltään, on hyvä joskus hidastaa omaa tahtia. Koska ohjattava on oppimassa, hänelle tulee antaa aikaa pohtia asioita ja tarttua itse toimeen. Ohjattavalta voi kuitenkin vaatia työn tekemistä kohtuullisessa ajassa.
Jos ohjattava on rytmiltään nopeampi kuin työpaikkaohjaaja, on hyvä edetä tempolla jolla ohjattava ei pitkästy.  Työpaikkaohjaajan tehtävänä on kuitenkin auttaa ohjattavaa pysähtymään oppimisen kannalta tärkeisiin kohtiin. Liiasta kiirehtimisestä ja sen seurauksista on syytä puhua ohjattavan kanssa ristiriitojen välttämiseksi.
Koska ohjauskeskustelu perustuu pitkälti puhumiseen, se suosii ohjattavia, jotka pystyvät hyvin ilmaisemaan itseään suullisesti. Tämä ei kuitenkaan ole kaikkien vahvuus, kuten ohjattavien, jotka helposti jännittävät keskusteluja. Tällöin voi miettiä muita tapoja, joiden avulla ohjattava ilmaisee ajatuksiaan.  Joillekin asioiden jäsentäminen valokuvien avulla, piirtämällä tai kirjoittamalla, erilaisilla oppimistehtävillä tai oppimispäiväkirjan avulla voi olla helpointa.

Neuvominen

Neuvoessaan työpaikkaohjaaja ehdottaa toimintaa tai esittää näkemystä tai ideaa ohjattavalle. Neuvo esitetään usein suosituksena ”Sinun kannattaa selvittää mitä kaikkea pitää huomioida tulevassa työtehtävässä” mutta se voidaan esittää myös määräyksenä ”Selvitä mitä kaikkea pitää huomioida tulevassa työtehtävässä”. Suosituksena esitetty neuvo on ohjattavan helpompi hyväksyä eikä hänelle tule tunnetta, että häntä määräillään.
Neuvoa on hyvä pohjustaa kysymällä ensin ohjattavan näkemystä tai aikomusta ja muotoilla neuvo sen pohjalta. Tällainen asian yhdessä käsittely edistää neuvon hyväksymistä. Joissain tilanteissa neuvo tulee kuitenkin antaa välittömästi. Näin on esimerkiksi työturvallisuuteen liittyvissä tilanteissa. Nuortenkin täytyy työelämässä oppia elämään sekä neuvojen, ohjeiden että määräysten kanssa.

Tiivistäminen, yhteenvetäminen

Taitava työpaikkaohjaaja tiivistää ohjattavan puhetta aika ajoin keskustelun kuluessa. Tiivistämällä, vetämällä asioita yhteen hän tuo esiin oman näkemyksensä ohjattavan tilanteesta. Työpaikkaohjaajan tulkinta tulee näin näkyväksi, jolloin ohjattava voi korjata mahdolliset virhetulkinnat. Työpaikkaohjaajan tekemät yhteenvedot toimivat ohjattavan oppimisen kannalta tärkeinä palautteina.

Tiivistämisellä työpaikkaohjaaja myös tarkistaa yhteistä ymmärrystä, esim:  ”Ymmärsinkö oikein, että tarkoitat seuraavaa…”  tai  ”Voimmeko yhteenvetona tästä keskustelusta todeta, että näissä kahdessa asiassa sinulla on vielä opeteltavaa.”  Tämä antaa ohjattavalle tarvittaessa mahdollisuuden täsmentää kertomaansa.