Metsäpalveluyrityksen tilikausi on kalenterivuosi, eli tilikausi päättyy joulukuun lopussa. Tilitoimisto saa yrityksen tilinpäätöksen valmiiksi maaliskuun alussa, jolloin yrityksen johto kokoontuu arvioimaan budjetin toteutumista.

Havaitaan, että yrityksen tulos ei täyttänyt budjetoituja tavoitteita, joten selvitetään syy tavoitteiden toteutumattomuuteen:

  • Missä ero budjetin ja toteuman välillä syntyi? Tuloissa, kuluissa vai molemmissa?
  • Kun ero on paikallistettu, selvitetään onko kyseessä määrä- vai hintaero. Eli onko myyty vähemmän vai halvemmalla kuin on suunniteltu tai onko tuotantopanoksia ostettu enemmän vai kalliimmalla kuin on suunniteltu.
Kun budjetin ja toteuman erot on paikallistettu, voidaan miettiä syitä eroille. Onko yrityksen omassa toiminnassa tapahtunut jotain odottamatonta vai selittyvätkö erot toimintaympäristössä tapahtuneilla muutoksilla, joita ei ole osattu ennakoida? Samalla voidaan arvioida, pystytäänkö tällaisiin muutoksiin vastaisuudessa jotenkin valmistautumaan ja pitääkö esimerkiksi yrityksen pitkän aikavälin tavoitteita ja suunnitelmia päivittää muutosten takia.

Tätä pohdintaa voidaan jatkaa kevään ja kesän aikana ja tarkkailla paitsi oman yrityksen toimintaa myös asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja kilpailijoiden toimintaa. Nämä pohdinnat konkretisoidaan loppusyksyllä, jolloin tehdään yrityksen seuraavan vuoden budjetti. Tällöin yrityksen johdolle on jo piirtynyt jonkinlainen kuva, millaiseksi meneillään olevan tilikauden tulos on muodostumassa.

Esimerkin metsäpalveluyrityksessä selviää, että suurimmat erot budjetin ja toteutuneen toiminnan välillä ovat syntyneet energiapuun korjuussa. Tarkemmassa selvityksessä havaitaan, että energiapuuleimikoiden hinnoittelussa on ollut ongelmia. Poistettavan rungon keskikoko ja kertymä on arvioitu useilla leimikoilla yläkanttiin, jolloin kohonneet korjuukulut ovat syöneet kannattavuuden.

Välittömänä toimenpiteenä metsäpalveluyrityksen johto päättää tarkistaa eri toimihenkilöiden energiapuuleimikoiden suunnittelumenetelmät ja aloittaa tarkempi seuranta valmistuneiden energiapuuleimikoiden toteumatiedoista. Myös hinnoitteluperusteita muutetaan siten, että metsäpalveluyritykselle laskettu kate kestää aiempaa paremmin epätarkkuudet leimikkosuunnittelussa.

Kesän ja syksyn aikana toimenpiteiden vaikutusta mm. tehtyjen tarjousten ja ostettujen leimikoiden suhteeseen (eli tarjousten läpimenoastetta) seurataan ja havaitaan, että yhä harvempi tarjous johtaa kauppaan. Loppusyksystä tehtävässä budjetissa päädytään energiapuun osalta aiempaan katetasoon, mutta samalla toimihenkilöiden osto-osaamisen nostamiseen päätetään satsata koulutuksella.